Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Die wichtigsten Punkte wollen wir Ihnen kurz vorstellen.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel wurde vor etwa 7 Jahren veröffentlicht und ist daher möglicherweise nicht mehr aktuell. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Das Bundesministerium der Finanzen hat vor Kurzem ein umfangreiches Schreiben veröffentlicht in Bezug auf Bargeschäfte, die mit Registrierkassen erfasst werden.

Bereits seit dem Jahr 2002 sind Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems - bspw. einer Registrierkasse - erstellt worden sind, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Das bedeutet, dass die Unterlagen jederzeit der Finanzverwaltung oder einem Betriebsprüfer in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Dafür hat der Steuerpflichtige Sorge zu tragen - ebenfalls hat er die damit in Verbindung stehenden Kosten zu tragen. Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei der Erstellung digitaler Unterlagen die

  • Grundsätze ordnungsgemäßer DV - gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

beachtet werden müssen. Der Steuerpflichtige steht dabei in der Nachweispflicht.

Es müssen insbesondere alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Eingaben in die Registrierkasse) einschließlich elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten oder eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.

 

WICHTIG: Nach dem BMF-Schreiben ist ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend.

Die digitalen Unterlagen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die Speicherung der steuerlich relevanten Unterlagen in der Registrierkasse nicht möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger, bspw. einem USB-Stick gespeichert werden.
Bei Registrierkassen zählen dabei zu den relevanten Daten insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdateien.

Daneben müssen die zur Registrierkasse gehörenden Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. ebenfalls aufbewahrt werden.

Daneben müssen die zur Registrierkasse gehörenden Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. ebenfalls aufbewahrt werden. Soweit mit Hilfe der Registrierkasse unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash Zahlungen etc.) erfasst werden, muss sichergestellt sein, dass ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge möglich und deren zutreffende Verbuchung in der Buchhaltung gewährleistet ist.

Erfüllen Registrierkassen die oben genannten Voraussetzungen noch nicht, wird es von Seiten der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Registrierkasse bis zum 31.12.2016 noch einsetzt.  Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Registrierkasse die oben genannten Voraussetzungen erfüllt.

Veröffentlicht im Februar 2011

 

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Bertram Mayer

Ing. agr. grad Bertram Mayer ist Gründer und Partner der Mayer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft. Als Steuerberater und vereidigter Buchprüfer ist er der Spezialist für Hofübergaben und der Beratung bei den Fragestellungen rund um eine Unternehmensübergabe.

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