Die elektronische Lohnsteuerkarte kommt!

Was lange währt … zum 01.01.2013 soll bundesweit nun der Umstieg von Papierlohnsteuerkarten auf das elektronische Verfahren ELStAM beginnen.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel wurde vor etwa 6 Jahren veröffentlicht und ist daher möglicherweise nicht mehr aktuell. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder soll die elektronische Lohnsteuerkarte den Arbeitgebern für Lohnzahlungszeiträume ab 2013 zur Verfügung gestellt werden.

Zur Anwendung und Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte hat das Bundesfinanzministerium nun ein ausführliches Schreiben veröffentlicht. Die wichtigsten Daten in der Zusammenfassung:

Was ist die elektronische Lohnsteuerkarte?

Die Finanzverwaltung stellt den Arbeitgebern einen Datensatz zur Verfügung in dem sämtliche für die Lohnbesteuerung relevanten Daten (Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Kirchenmitgliedschaft etc.) enthalten sind. Dieser Datensatz kann von den Arbeitgebern auf elektronischem Wege abgerufen werden. Das Papierverfahren wird dadurch ersetzt. Die übermittelten Daten legt der Arbeitgeber dann der Lohnberechnung zugrunde.

Übergangsregelungen

  • ELStAM ist erstmals für Lohnzahlungszeiträume ab 2013 zulässig - Zugriff ab 01.11.2012
  • Papierverfahren kann bis Ende 2013 weiter angewendet werden - spätestens ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum aber zwingende Anwendung des ELStAM-Verfahrens (Ausnahme: 6-monatige Probezeit in 2013 - dann Papierverfahren bis Ende 2014 zulässig)
  • Grundsätzlich keine Rückkehr zum Papierverfahren nach erfolgter Umstellung möglich.


Umstellung für Lohnzahlungszeiträume ab 2013

Wann der Arbeitgeber im Jahr 2013 auf ELStAM umstellt kann er grundsätzlich selbst frei entscheiden. Erstmalig angewendet werden kann ELStAM für den ersten Lohnzahlungszeitraum 2013 (im Regelfall Januar 2013) - spätestens muss die Umstellung mit dem letzten Lohnzahlungszeitraum 2013 erfolgen. Einmal umgestellt gibt es jedoch keinen Weg zurück.
Die Umstellung ist für alle Arbeitnehmer gleichzeitig durchzuführen.

Ausnahme: Scheitert der erstmalige Abruf von ELStAM aufgrund technischer Probleme darf der Arbeitgeber weiterhin das Papierverfahren anwenden - muss allerdings dann im Laufe des Jahres 2013 erneut eine Umstellung versuchen.

Härtefallregelungen

Anträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren sind möglich. Sie können jedoch frühestens Ende 2013 gestellt werden. Dem Antrag soll vor allem bei Privathaushalten die Minijobber beschäftigen stattgegeben werden.

Was ist noch bei der Umstellung zu beachten?

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer zunächst bei der ELStAM-Datenbank anzumelden. Dabei ist auch anzugeben, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt. Als erstes Arbeitsverhältnis dürfen nur Beschäftigte mit den Lohnsteuerklassen I - V gemeldet werden. Die Angaben sind den Papierlohnsteuerbescheinigungen zu entnehmen. Deshalb haben in 2013 auch die Papierbescheinigungen noch Gültigkeit und sind grundsätzlich dem Arbeitgeber vorzulegen. Die Lohnsteuerkarte 2010 und andere Papierbescheinigungen dürfen frühestens 2015 vernichtet werden.

Ist der Mitarbeiter angemeldet können die in ELStAM gespeicherten Daten abgerufen werden. Die in ELStAM hinterlegten Daten werden dann der nächsten Lohnabrechnung zugrunde gelegt. Abweichungen zwischen vorliegenden Papierbescheinigungen und ELStAM-Daten sind vom Arbeitgeber nicht zu korrigieren. Allein maßgeblich sind die ELStAM-Daten!

Es ist vorgesehen, den Arbeitgebern die Möglichkeit einzuräumen einmalig für eine Frist von 6 Monaten auf die Anwendung von ELStAM zu verzichten. Ziel dieser Ausnahme ist es den Arbeitgebern die Möglichkeit zu geben, die Funktionsfähigkeit des Lohnabrechnungssystems zu testen und abzusichern.

Für Fragen rund um die ELStAM-Einführung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

Veröffentlicht im November 2012

 

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Isabell Wagner

Isabell Wagner ist bei Mayer & Kollegen die erste Ansprechpartnerin bei Fragen rund um die Lohnabrechnung. Die Expertin im Lohnbereich verfügt zudem über umfangreiches Spezialwissen zur Abrechnung von Saisonarbeitskräften.

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