Gehaltsumwandlung: Nettolohnoptimierung durch steuerfreie und pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen

Immer wieder taucht die Fragestellung bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern auf, welche Möglichkeiten Sie zur Optimierung des Gehaltes haben – insbesondere die Nutzung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Gehaltsbestandteilen steht hier im Fokus.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel wurde vor etwa 3 Jahren veröffentlicht und ist daher möglicherweise nicht mehr aktuell. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen hat hierzu nun in einer sogenannten Kurz-Info einige wichtige Hinweise veröffentlicht. Diese Kurz-Info haben wir für Sie einmal zusammengefasst. 

Grundsätzlich gilt dass für die steuerliche Anerkennung einer Gehaltsumwandlung zwingende Voraussetzung ist, dass es eine schriftliche Vereinbarung gibt – und dass diese vor Entstehung des Vergütungsanspruches abgeschlossen werden muss. Also soll die Änderung bspw. mit dem Novembergehalt gelten, dann muss die Vereinbarung im Oktober getroffen werden. Rückwirkende Vereinbarungen werden grundsätzlich nicht anerkannt!

Es gibt 2 Möglichkeiten eine steuerbegünstigte Gehaltsoptimierung vorzunehmen:
a) Gehaltsanpassung
b) Gehaltsumwandlung (Gehalt wird zugunsten von Sachleistungen reduziert)

Die wichtigsten Fakten kurz im Überblick:

a) Gehaltsanpassung

Vergütungsbestandteile, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu erbringen sind, sind z.B.:

  • Kindergartenzuschuss
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Zuschuss für die Internetnutzung
  • Zuschuss zur Übereignung für Datenverarbeitungsgeräte

Diese Gehaltsbestandteile sind nur dann steuerlich begünstigt, wenn Sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden –also bspw. im Rahmen einer Gehaltserhöhung erfolgen.

Beispiel:

Der Arbeitgeber hat mit dem Arbeitsnehmer bisher einen Bruttoarbeitslohn von 3.000 € vereinbart. Seit Mai erhält der Arbeitnehmer anstelle einer Barlohnerhöhung einen Kindergartenzuschuss i. H. v. 100 €. Diese Vereinbarung wird als Anhang zum Arbeitsvertrag genommen. 

Lösung:

Der Kindergartenzuschuss ist steuerfrei, da der Arbeitgeber den Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leistet. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber einen Nachweis über die Kindergartenbeiträge im Original auszuhändigen (Lohnkonto!)

Schädlich sind sog. Rückfallklauseln, wonach ab dem Wegfall der Voraussetzungen für die Ersatzvergütung diese nicht ersatzlos wegfällt, sondern dem Arbeitnehmer nun wieder automatisch ein Anspruch auf den ursprünglichen Bruttoarbeitslohn zusteht.

Beispiel: 

Bis Juli besucht das Kind des Arbeitnehmers den Kindergarten, für dessen Gebühren der Arbeitnehmer steuerfreie Zuschüsse nach § 3 Nr. 33 EStG erhält. Ab September befindet sich das Kind des Arbeitnehmers jedoch in der Grundschule. Arbeitgeber und Arbeitnehmer hatten seinerzeit vereinbart, dass mit Eintritt der Schulpflicht des Kindes der vormalige Arbeitslohnanspruch wieder auflebt.

Lösung:

Mit der o. g. arbeitsvertraglichen Vereinbarung hätte der Arbeitnehmer automatisch ab September einen arbeitsvertraglichen Anspruch auf den vormaligen Arbeitslohn vor Herabsetzung. Die Vereinbarung ist daher von Anfang an nicht anzuerkennen. 

Zudem schädlich ist, wenn dem Arbeitnehmer einseitig ein Kündigungsrecht mit Anspruch auf Rückkehr zum ursprünglichen Bruttoarbeitslohn eingeräumt wird, d. h. der Arbeitnehmer kann jederzeit nach eigenem Entschluss von seinem Kündigungsrecht Gebrauch machen und zum ursprünglichen Barlohn zurückkehren.

b) Gehaltsumwandlung

Vergütungsbestandteile ohne Zusätzlichkeitserfordernis sind bspw.:

  • Verpflegungsmehraufwand
  • Heimarbeitszuschlag
  • Überlassung von Telekommunikationsgeräten
  • Reinigungskosten für Berufskleidung
  • Sonntags,- Feiertags-, und Nachtzuschläge
  • Firmenwagengestellung
  • Warengutscheine (44 € Grenze)
  • Rabattfreibetrag
  • Restaurantschecks
  • Werbung auf Fahrzeugen
  • Erholungsbeihilfen

In diesen Fällen ist es möglich das bisher gezahlte Gehalt zugunsten des begünstigten Gehaltsbestandteiles herabzusetzen.

HINWEIS: Im Regelfall folgt die Sozialversicherung der steuerlichen Behandlung. Allerdings nicht in allen Fällen. Dies sollte dann im Einzelfall noch geprüft werden.

Veröffentlicht im November 2015

 

Das könnte Sie auch interessieren

Christine Mayer-Stöcker

Dipl. Volkswirtin (FH) Christine Mayer-Stöcker ist Partnerin der Mayer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft. Die Steuerberaterin ist auf die Betreuung der grünen Gewerbebetriebe, Agrarunternehmen und das Agribusiness spezialisiert.

Mehr zur Person » Kontakt aufnehmen »