Gelangensbestätigung – die letzte!

Eigentlich sollte die Gelangensbestätigung bereits zum 01.01.2012 als Nachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen eingesetzt werden. Sie sollte die bisher bestehenden Regelungen zu den Beleg- und Buchnachweisen ersetzen. Die Gelangensbestätigung sollte die Regelungen vereinfachen.

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Nach massiven Protesten in der Wirtschaft wurde die Einführung der Gelangensbestätigung immer wieder verschoben. Nachdem einige wesentliche Anpassungen durch den Gesetzgeber vorgenommen wurden – ist die Gelangensbestätigung nun zum 01.10.2013 durch eine Anpassung des Umsatzsteuer-anwendungserlasses in Kraft getreten.

Um der Wirtschaft die Umstellung nach den massiven Unsicherheiten zu erleichtern hat das Bundesfinanzministerium nun eine weitere Übergangsfrist bis zum 31.12.2013 eingeführt. Bis zum 31.12.2013 wird es nicht beanstandet, wenn die Nachweise noch nach der alten Rechtslage geführt werden. Ebenfalls wird nicht beanstandet, wenn ein Unternehmen die Regelungen zur Gelangensbestätigung bereits im Zeitraum vom 30.09.2012 bis zum 30.09.2013 nach den bisherigen Bestimmungen angewendet hat.

Die Kernpunkte der „neuen“ Gelangensbestätigung
An der Gelangensbestätigung als solcher zur vereinfachten Nachweisführung für die Umsatzsteuerbefreiung wird festgehalten. Sie ist aber lediglich eine, jedoch nicht die alleinige, Nachweismöglichkeit. Denn es werden alternativ bestimmte Vereinfachungen angeboten, die das Verfahren erleichtern.

Speditionsbescheinigung und Rechnungskopie
Das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung kann mit einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs belegt werden. Ebenfalls als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung kann beispielsweise die gegengezeichnete Rechnung durch den Empfänger der Waren dienen. Spediteure können die Spediteursbescheinigung nutzen und die erfolgte Verbringung der Ware bestätigen, wenn sie vom Lieferer beauftragt wurden.

Erleichterungen zur Gelangensbestätigung
E-Mail
Wenn mit der Gelangensbestätigung gearbeitet wird, kann diese elektronisch eingeholt werden (etwa per E-Mail). Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Die elektronisch per E-MAil eingeholte Gelangensbestätigung muss archiviert werden, damit der Nachweis der Herkunft der Dokumente einwandfrei belegt werden kann. Generell wird eine online übermittelte Gelangensbestätigung auch dann anerkannt, wenn sie ausgedruckt aufbewahrt wird.

Sammelbestätigung
Weiterhin kann die Gelangensbestätigung auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden. Dies ist ebenfalls auf elektronischem Weg möglich. Umsätze können zu einem Quartal zusammengefasst werden. Für das Ankunftsdatum der Ware genügt es, den Monat anzugeben. Falls der vereinfachte Nachweis nicht erbracht werden kann, kann der Nachweis auch mit allen anderen zulässigen Belegen geführt werden, aus denen sich das Gelangen an den Abnehmer nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.
Zum Nachweis der Zuordnung der Beförderung oder Versendung zur Lieferung des Unternehmers gehört ggf. auch die Vorlage einer schriftlichen Vollmacht zum Nachweis der Abholberechtigung. Das Finanzamt
kann diesen Nachweis im Einzelfall überprüfen, wenn konkrete Zweifel vorliegen.

Kurierdienstleistungen
Bei Kurierdienstleistungen gibt es eine Vereinfachungsregelung für Warensendungen mit einem Gesamtwert von maximal 500 €. In diesen Fällen darf auf ein Protokoll verzichtet werden, wenn der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt wird. Zudem darf bei den Kurierdienstleistungen auf schriftliche Rahmenvereinbarungen bzw. Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden.
In Fällen der innergemeinschaftlichen Lieferung eines Fahrzeugs muss – neben den üblichen Belegen – zusätzlich dessen Fahrzeug-Identifikationsnummer angegeben sein.

Weitere Nachweismöglichkeiten
In Versendungsfällen gelten als alternative Nachweismöglichkeit der Frachtbrief, das Konnossement oder eine Spediteursbescheinigung. Ebenfalls zulässig sind ein Versendungsprotokoll oder eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters.

Fehlende Gelangensbestätigung
Liegen dem liefernden Unternehmer die einschlägigen Belege nicht vor und kann er die Steuerbefreiung auch nicht anders belegen, kommt er seinen Nachweispflichten nicht oder nur unvollständig nach.  Folge: Bestehen zumindest berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Angaben, die der Unternehmer nicht ausräumt, wird von der Steuerpflicht der innergemeinschaftlichen Lieferung ausgegangen. Trotz Mangels ist die Lieferung aber steuerfrei, wenn zweifelsfrei feststeht, dass die Voraussetzungen der
Steuerfreiheit (insbesondere das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet) erfüllt sind. Wird wegen der Ermittlungen ausländischer Steuerbehörden bezweifelt, dass der vorgebliche Abnehmer tatsächlich existiert, werden nachträglich vom Unternehmer vorgelegte Belege und Bestätigungen nur dann anerkannt, wenn die Existenz des Abnehmers im Zeitpunkt der nachträglichen Ausstellung dieser Unterlagen nachgewiesen werden kann und auch feststeht, dass dieser Abnehmer zum Zeitpunkt der Lieferung ein Unternehmer war.

Praxishinweis
Der deutsche Fiskus beachtet bei den Nachweisregelungen die Grundsätze der EuGH-Rechtsprechung zu Rechtssicherheit, Verhältnismäßigkeit und Vertrauensschutz.
Hiernach kann vom Unternehmer nicht verlangt werden, exakt nachzuweisen, wann die Ware den Lieferstaat tatsächlich verlassen hat. Er muss aber in jedem Fall glaubhaft machen, dass der Liefergegenstand in einen anderen Mitgliedstaat gelangt ist.

Das Fehlen einer in der UStDV aufgeführten Voraussetzung führt nicht zwangsläufig dazu, dass die Steuerbefreiung versagt wird. Der Nachweis kann nämlich auch durch andere Belege erbracht werden, z.B. wenn sich aus der Gesamtheit der Belege eindeutig und leicht nachprüfbar die innergemeinschaftliche Lieferung ergibt. Die buchmäßig nachzuweisenden Voraussetzungen müssen aber eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein.

Veröffentlicht im November 2013

 

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Markus Winkler

Markus Winkler ist Steuerberater und landw. Buchstelle bei der Mayer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft. Er ist neben der steuerlichen besonders auf die betriebswirtschaftliche Beratung sowie auf die Einrichtung und Betreuung von Kostenrechnungen spezialisiert.

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