Neue Pflichten bei Geschäftsreisen: A1 Meldepflicht und EU-Bescheinigung

Wird im Ausland mit eigenen Personal ein Auftrag abgearbeitet oder ein Meeting abgehalten wären neben der Beitragspflicht (Krankenversicherung und Rentenversicherung) in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig .

Um diese Doppelverbeitragung zu verhindern sehen die Regeln der Europäischen Union vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen bzw. in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten und damit keine doppelten Beiträge anfallen. Der Nachweis über die Zugehörigkeit zu einem Sozialversicherungssystem ist durch die sogenannte A1-Be-scheinigung nachzuweisen.

 

Die A1 – Bescheinigung ist nun ab 2019 mit einem neuen maschinellen Antrags- und Bescheinigungsverfahren auszustellen. Auch der Anwendungsbereich der A1-Bescheinigung hat sich deutlich ausgeweitet.

 

WICHTIG: A1-Bescheinigung auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich

Bisher haben viele Arbeitgeber insbesondere bei kurzfristigen und kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland keine A1 Bescheinigungen beantragt – dies ist nun nicht mehr zulässig. Die neuen Rahmenbedingungen für die A1-Bescheinigung sehen keine zeitliche Toleranzgrenze vor.

 

Das bedeutet, dass jedes Meeting, jeder Workshop selbst nur ein Tankstopp im EU-Ausland erfor-dert, dass eine gültige A1 Bescheinigung vorliegt.

 

Die Umsetzung der neuen Richtlinien zur A1-Bescheinigung soll durch verstärkte Kontrollen flankiert werden. Wird die maschinelle Antragsbestätigung nicht mitgehführt drohen je nach EU-Land empfindliche Bußgelder und Verwarnungen.

 

Maschinelles Verfahren

Für die entsendeten bzw. zu entsendenden Arbeitnehmer ist durch ein Entgeltabrechnungssystem oder eine zertifizierte Ausfüllhilfe einen Antrag auf Entsendebescheinigung A1 zu stellen. Die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers nimmt den Antrag elektronisch an und übermittelt die Daten der A1-Bescheinigung innerhalb von 3 Arbeitstagen dem Arbeitgeber – dieser druckt sie aus und übergibt sie dem Arbeitnehmer. Dieser ist dazu verpflichtet die A1-Bescheinigung auf seiner Dienstreise mitzuführen.

 

Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert fordert der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung vom Rentenversicherungsträger im rvBEA-Verfahren an.

 

Voraussetzungen 

Entscheidend für die Entsendung ist ob unmittelbar vor Beginn der Entsendung für mindestens einen Monat die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit angewandt wird.

 

Bitte sprechen Sie uns bei Bedarf an. Über unser Entgeltabrechnungssystem können wir die Bescheinigungen bei der jeweils zuständigen Krankenkasse beantragen. Bitte beachten Sie dabei die Bearbeitungszeit bei den Krankenkassen von 3 Arbeitstagen.

Veröffentlicht im März 2019

 

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Isabell Wagner

Isabell Wagner ist bei Mayer & Kollegen die erste Ansprechpartnerin bei Fragen rund um die Lohnabrechnung. Die Expertin im Lohnbereich verfügt zudem über umfangreiches Spezialwissen zur Abrechnung von Saisonarbeitskräften.

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