Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Viele Banken bieten Ihren Kunden mittlerweile an vom Papierauszug auf einen elektronischen Kontoauszug umzustellen. In diesem Zusammenhang kommen auch immer wieder Fragestellungen auf was dabei bei Unternehmen in der Buchhaltung zu beachten ist.

Das bayerische Landesamt für Steuern hat dazu nun in einem Schreiben vom Januar Stellung dazu genommen. Die wichtigsten Passagen dieses Schreibens haben wir für Sie zusammengefasst:

Die gute Nachricht gleich vorweg: An elektronische Kontoauszüge sind grundsätzlich keine höheren Anforderungen zu stellen wie an elektronische Rechnungen – grundsätzlich sind elektronisch empfangene Kontoauszüge also zulässig und werden auch steuerlich anerkannt.

In welchem Dateiformat die Auszüge dabei empfangen werden ist irrelevant. ABER:

Bei Eingang des elektronischen Kontoauszuges sind folgende Vorgänge auszuführen:

  • Überprüfung des elektronischen Kontoauszuges auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes)
  • Dokumentation und Protokollierung dieser Prüfung
  • Aufbewahrung des elektronischen Kontoauszuges in elektronischer Form

HINWEIS: Den elektronischen Kontoauszug auszudrucken und nur in Papierform aufzubewahren ist nicht zulässig!

Bei der Aufbewahrung des elektronischen Kontoauszuges sind folgende Vorschriften zu beachten: Abgabenordnung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Es empfiehlt sich im Regelfall die digitalen Dokumente in einem Archivierungssystem aufzubewahren – hier lassen Sie sich dann bitte vom Anbieter bestätigen, dass er die entsprechenden Vorschriften einhält und auch Änderungen mitverarbeitet. Liegt eine solche Bestätigung nicht vor können die digitalen Belege insgesamt verworfen werden.
Das Schreiben führt weiterhin aus, dass wie alle anderen originär digital aufzubewahrenden Unterlagen die elektronischen Kontoauszüge auch dem Datenzugriffrecht nach § 147 Abs. 6 AO unterliegen. Der Prüfer kann also jederzeit Zugang zu den Daten fordern und diese sind für die Dauer der Aufbewahrungsverpflichtung zu speichern, gegen Verlust zu sichern und maschinell auswertbar vorzuhalten.

Dies entspricht auch den Vorschriften bei den elektronischen Rechnungen und der Buchhaltung.

Die gleichen Grundsätze gelten auch wenn der Gewinn auf Grundlage einer Einnahmen-Überschuss- Rechnung ermittelt wird.
Für Privatpersonen besteht keine Aufbewahrungspflicht. Wir empfehlen aber auch im privaten Bereich die Auszüge für einen bestimmten Zeitraum (bis zu 5 Jahre) aufzubewahren.

Veröffentlicht im August 2017

 

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