Buchführung | Zugriff auf Kassendaten eines Einzelunternehmens (BFH)

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verpflichten Einzelhändler im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen.

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Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung ist in diesem Fall nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung berechtigt, Zugriff auf die Kasseneinzeldaten zu nehmen (BFH, Urteil v. 16.12.2014 - X R 42/13; veröffentlicht am 15.4.2015).

Sachverhalt: Die Klägerin erzielte in den Streitjahren 2007 bis 2009 gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war nach §§ 238 ff. HGB buchführungspflichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte die Klägerin der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet. In erster Instanz hatte sie hiermit Erfolg, der BFH dagegen hob das erstinstanzliche Urteil des Hessischen FG v. 24.4.2013 - 4 K 422/12 auf und wies die Klage ab.

Hierzu führten die Richter des BFH weiter aus:

  • Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Dritten muss es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen.
  • Deshalb ist es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden können.
  • Dies gilt auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar sind.
  • Zwar ist der Steuerpflichtige in der Wahl des Aufzeichnungsmittels frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel - wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse - erfasst.
  • Entscheidet er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet sowie diese speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und muss seine Aufzeichnungen auch aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
  • Nach § 147 Abs. 6 Satz 2 Alt. 2 AO hat die Finanzbehörde dann im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.

Anmerkung: Mit diesem und zwei weiteren Urteilen vom selben Tag (X R 29/13 und X R 47/13; beide NV) hat der BFH die hochumstrittene und im Schrifttum vieldiskutierte Frage nach dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (s. nur Wacker/Högemann, BBK 2013, S. 621 und Graf, BBK 2013, S. 875) zu Lasten der Kläger, in allen drei Fällen Apotheker, entschieden. Die grundlegenden Ausführungen dieser Urteile zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung im Zusammenhang mit der Kassenführung und den täglichen Bargeschäften sind für alle Einzelhändler maßgebend und daher von ihnen zu beachten.

Quelle: BFH, Pressemitteilung v. 15.4.2015 sowie NWB Datenbank

Veröffentlicht im April 2015

 

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