Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ...

Die Führung eines Fahrtenbuches stellt den Steuerpflichtigen regelmäßig vor große Herausforderungen. Die größten Fehlerquellen und die wichtigsten Anforderungen haben wir Ihnen im Folgenden kurz zusammengefasst.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel wurde vor etwa 8 Jahren veröffentlicht und ist daher möglicherweise nicht mehr aktuell. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Jeder der ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzen darf, darf den Anteil der Privatnutzung nicht steuerlich geltend machen. Um die Privatnutzung zu ermitteln gibt es 2 Methoden - die sogenannte 1 %-Regel sowie die Fahrtenbuchmethode.

Bei der 1 %-Regel ist 1 % vom Bruttolistenneupreis des Fahrzeuges als geldwerter Vorteil zu versteuern. Im Gegenzug sind alle anfallenden Kosten mit dem Pkw als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei der Fahrten-buchmethode ist ein Fahrtenbuch zu führen - anhand des Fahrtenbuches wird dann der Anteil der privaten Fahrten ermittelt und die Aufwendungen, um die ermittelte Prozentzahl zu kürzen.

Unter Umständen kann es günstiger sein ein Fahrtenbuch zu führen, als auf die Anwendung der 1 %-Regel zurückzugreifen. Insbesondere wenn der Listenpreis des Kfz hoch ist, das Fahrzeug gebraucht angeschafft wurde oder es nur in sehr geringem Umfang privat genutzt wird.

Das Führen eines Fahrtenbuches kann dann die steuersparendere Methode sein.

 

WICHTIG: Seit 2006 müssen Unternehmer bei der Anschaffung eines neuen Fahrzeuges jedes Mal nachweisen, dass sie das Fahrzeug zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke nutzen. Dieser Nachweis ist durch geeignete Aufzeichnungen zu führen. Erforderlich sind Angaben zum Anlass der Fahrt mit der zurückgelegten Strecke und über die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums.

Der Aufzeichnungszeitraum muss drei Monate umfassen, die repräsentativ für die Fahrleistung des Unternehmers sind. Hier gelten die strengen Anforderungen die an ein Fahrtenbuch gestellt werden nicht. Es ist jedoch sinnvoll auch für diese Zwecke ein Fahrtenbuch zu führen.

 

Was muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten?

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zu den beruflich bedingten Fahrten alle erforderlichen Angaben enthalten. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

Gerne stellen wir Ihnen entsprechende Vordrucke zur Verfügung.

Die Fahrten müssen zudem vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

Folgende Angaben sind dabei zwingend:

-  Datum der Fahrt

-  Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt

-  Reiseziel und Reisezweck

-  aufgesuchte Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge

-  Aufzeichnung möglicher Umwege

Für die Privatfahrten ist es ausreichend, die gefahrenen Kilometer aufzuzeichnen; für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch mit Kilometerstandsangabe aus.

 

Gibt es Erleichterungen?

Ja - für einige Berufsgruppen gibt es Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuches.

Handelsvertreter/Kundendienstmonteure:

Hier kann auf Einzelangaben verzichtet werden, wenn die berufliche Veranlassung der Fahrten ohnehin plausibel erscheint wie dies bspw. bei Kundendienstmonteuren der Fall ist. In solchen Fällen reicht es aus, wenn angegeben wird, welche Kunden an welchem Ort aufgesucht wurden. Angaben über die genaue Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größeren Differenzen zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich.

Taxifahrer:

Für Fahrten im Pflichtgebiet von Taxifahrern reicht es aus, wenn der Kilometerstand zu Beginn und am Ende eines Tages angegeben wird. Für Fahrten außerhalb des Pflichtgebietes sind jedoch genaue Angaben erforderlich.

Fahrlehrer:

Fahrlehrer können als Reisezweck Leerfahrten oder Fahrschulfahrten angeben.

Gleichbleibender Kundenkreis:

Wird regelmäßig der gleiche Kundenkreis angefahren reicht die Aufzeichnung der Kundenummer aus; dann muss allerdings das Kundenverzeichnis dem Fahrtenbuch beigefügt werden.

Berufe mit Schweigepflicht:

Bei Berufen die einer Schweigepflicht unterliegen wie bspw. Ärzte reicht es aus, wenn im Fahrtenbuch die Angabe "Patienten- oder Mandantenbesuch" als Reisezweck festgehalten wird. Die Namen und Adressen sind dann aber in einem getrennten Verzeichnis zu führen.

 

Die häufigsten Fehlerquellen

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich aus dem Fahrtenbuch die gleichen Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim elektronischen Fahrtenbuch muss allerdings sichergestellt sein, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nicht.

Privatfahrten

Werden im Fahrtenbuch für ein Jahr keine Privatfahrten verzeichnet, so löst dies bei der Finanzverwaltung erhebliche Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches aus. Es widerspricht der Lebenserfahrung, dass innerhalb eines so langen Zeitraumes keinerlei Privatfahrten erfolgten.

Aufzeichnungsmängel

Die notwendigen Angaben im Fahrtenbuch müssen fortlaufend und zeitnah erstellt sowie im Original vorgelegt werden. Die Vorlage bloßer Reinschriften ohne die dazugehörigen Grundaufzeichnungen genügen nicht. Des Weiteren müssen die im Fahrtenbuch vorgenommenen Eintragungen anhand der vorzulegenden Belege wie bspw. Benzinquittungen oder Terminkalender nachprüfbar sein. Weisen die Eintragungen in einem Fahrtenbuch in einer gewissen Regelmäßigkeit und Ähnlichkeit Widersprüche zu den eingereichten Belegen auf, so spricht dies gegen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

WICHTIG: Liegen Aufzeichnungsmängel vor, führt dies nicht nur in den Monaten zur Aberkennung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches in denen entsprechend fehlerhafte Eintragungen vorgenommen wurden, die Versagung der Anerkennung hat Konsequenzen für das ganze Jahr.

Veröffentlicht im Februar 2010

 

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Christine Mayer-Stöcker

Dipl. Volkswirtin (FH) Christine Mayer-Stöcker ist Partnerin der Mayer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft. Die Steuerberaterin ist auf die Betreuung der grünen Gewerbebetriebe, Agrarunternehmen und das Agribusiness spezialisiert.

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